Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà doanh nghiệp nên tham khảo
Ngành nghề sự kiện đang phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam trong khoảng 10 năm trở lại đây. Trong bối cảnh kinh tế phát triển, các doanh nghiệp đều tập trung phát triển thương hiệu của mình. Các công ty tổ chức sự kiện cũng ngày càng xuất hiện nhiều. Bên cạnh những công ty lâu đời là những công ty mới thành lập vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm. Bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp mới nắm được quy trình tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp.
- Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá một hoặc nhiều sự kiện nhằm đạt được mục đích cụ thể. Tổ chức sự kiện có thể là các buổi hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, khánh thành nhà máy, tiệc cưới, sinh nhật, các sự kiện giải trí,….
Quá trình tổ chức sự kiện bao gồm chuỗi các hoạt động liên tục. Từ việc lên ý tưởng, lựa chọn địa điểm, thiết kế chương trình, xác định ngân sách, quảng cáo và tiếp thị, đăng ký tham gia, phục vụ khách hàng và các hoạt động khác.
Công việc của người tổ chức sự kiện là đảm bảo rằng mọi chi tiết của sự kiện đều được thực hiện một cách suôn sẻ. Đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đạt được mục tiêu đề ra.
2. Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện
Có thể nói vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện là giúp cho công ty hoặc doanh nghiệp củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện là cách thức quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của doanh nghiệp trên diện rộng. Thông qua quy mô của việc tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể giúp cho nhiều người có thể tiếp cận với sản phẩm cùng lúc. Giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường.
3. Phân loại các hình thức sự kiện: Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành cá loại hình như sau:
- Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành,…
- Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới…
- Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
- Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing,…
- Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …
4. Những tiêu chí đánh giá việc tổ chức sự kiện thành công
Một sự kiện được tổ chức thành công cần thỏa mãn các yếu tố sau:
– Về mục tiêu: Sự kiện phải đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Những sự kiện về quảng bá sản phẩm thì phải nổi bật được sản phẩm trong suốt quá trình sự kiện.
– Về khách hàng và các đối tượng tham gia: Các cá nhân tham gia sự kiện phải có trải nghiệm dịch vụ tốt nhất và không cảm thấy chán chường khi tham dự sự kiện.
– Về ngân sách: Có thể sẽ có những khoản chi phí phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện nhưng cần đảm bảo khoản phát sinh không vượt quá nhiều so với ngân sách đã được dự trù.
– Hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị điện tử đảm bảo đáp ứng được nhu cầu nghe, nhìn và cảm nhận của đối tượng tham dự.
– Sau sự kiện bảo đảm dọn dẹp khu vực tổ chức sạch sẽ. Trả lại mặt bằng như ban đầu.
>>> Xem thêm: Top 10 địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM
5. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên tham khảo
Để quảng bá hình ảnh thương hiệu, các doanh nghiệp thường chọn cách tổ chức sự kiện. Một sự kiện thành công không chỉ giúp cho doanh nghiệp tăng cường sự nhận thức của khách hàng mà còn là cơ hội để tạo ra mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và đối tác. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng các bước quy trình tổ chức sự kiện. Dưới đây là một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà doanh nghiệp nên tham khảo.
Bước 1: Xác định mực tiêu của sự kiện
Xác định mục tiêu sự kiện là cơ sở để lập kế hoạch và quản lý sự kiện sau này. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu của sự kiện, bao gồm:
– Mục tiêu kinh doanh: Thông qua sự kiện doanh nghiệp muốn tăng doanh số, tăng khách hàng, xây dựng thương hiệu, v.v.
– Mục tiêu truyền thông: Giúp truyền tải thông điệp đến khách hàng qua sự kiện.
– Mục tiêu khách hàng: Giúp xác định rõ đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn tập trung và thu hút tham gia sự kiện.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức
Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm: thời gian, địa điểm, chương trình, ngân sách, đối tượng tham gia, v.v.
Xác định tính chất của sự kiện là trong nhà hay ngoài trời. Để từ đó có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất.
Bảng dự trù ngân sách sẽ giúp chúng ta tính toán được những chi phí cần thiết. Từ đó tránh được những khoản chi phí phát sinh không cần thiết.
Bước 3: Lên ý tưởng và kịch bản cho sự kiện
Đây là bước đệm cho sự thành công của sự kiện sau này. Để lên ý tưởng cho kịch bản, bạn phải hiểu rõ mục đích của sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những thông điệp chính muốn truyền tải.
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
Cần xác định rõ nhóm đối tượng khách hàng tham dự để nắm rõ đặc tính và phân loại nhóm khách hàng. Bạn cần biết rõ những sở thích khán giả để tạo ra những trải nghiệm tốt nhất cho họ.
Sáng tạo ra những ý tưởng độc đáo, thú vị để thu hút được sự chú ý của khán giả và truyền thông. Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.
Sau khi đã lên được ý tưởng kịch bản, các bạn hãy bắt tay vào việc xây dựng kịch bản. Tùy vào mỗi loại kịch bản mà bạn muốn xây dựng sẽ có những thông tin khác nhau. Một kịch bản đầy đủ như một cái nhìn tổng quan giúp bạn có thể hình dung được sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Từ đó có thể lên các phương án dự trù những trường hợp rủi ro.
Bước 4: Chạy chương trình
Đây có thể nói là bước quan trọng nhất trong quy trình. Đây sẽ là giai đoạn sự kiện của bạn được tiến hành theo những gì đã chuẩn bị trước. Trước giai đoạn chạy chương trình sẽ có công đoạn setup, trang trí sự kiện, tổng duyệt. Đó là những bước bắt buộc trước khi vào giai đoạn chạy sự kiện chính thức. Trong quá trình chạy chương trình cần có sự phối hợp nhịp nhàng và hỗ trợ từ nhiều bên. Từ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, điều phối, đạo diễn chương trình đến các nhân viên sự kiện.
Bước 5: Đánh giá và cải tiến sau chương trình
Việc đánh giá kết quả sự kiện sau khi kết thúc là bước thiết yếu. Qua đó có thể học hỏi kinh nghiệm, và cải thiện cho sự kiện tiếp theo. Chúng ta cần đánh giá:
– Đánh giá mục tiêu: Đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu mà bước đầu đề ra.
– Phản hồi của khách hàng: Thu thập phản hồi của khách hàng để đánh giá chất lượng sự kiện. Khi đến với bất cứ sự kiện nào, khách hàng sẽ có dịp trải nghiệm chân thật sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đó. Khách hàng có thể “mắt thấy, tai nghe” để cảm nhận. Vì thế đây chính là cơ hội tuyệt vời để ghi điểm trong mắt khách hàng.
– Làm việc với đối tác: Đánh giá hiệu quả của các đối tác liên quan đến sự kiện. Bao gồm đơn vị cho thuê địa điểm, nhà cung cấp thiết bị và dịch vụ, v.v. để cải thiện quá trình hợp tác trong tương lai.
– Báo cáo tổng kết: Lập báo cáo tổng kết về sự kiện. Từ đó có thể đánh giá tổng thể và cải thiện hoạt động tổ chức sự kiện trong tương lai.
6. Kết luận
Việc tổ chức sự kiện là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị chi tiết nhất. Tuy nhiên, việc tuân thủ các bước trong quy trình tổ chức có thể giúp việc tổ chức sự kiện thành công và đem lại hiệu quả truyền thông và tương tác khách hàng tốt nhất.
Tổ chức sự kiện chất lượng đòi hỏi công ty phải dày dặn kinh nghiệm. Công ty sẽ đưa ra các ý tưởng độc đáo cùng các phương án khả thi nhất để tư vấn cho khách hàng. Nhiều lựa chọn nhưng đảm bảo từng ý tưởng không bị trùng lặp và nhàm chán. Tùy vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn cho mình đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và phù hợp nhất.
Với những chia sẻ tuyệt vời về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp có thêm những thông tin hữu ích. Là công ty sự kiện có hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn sự kiện với nhiều quy mô khác nhau. Chúng tôi tự hào sẽ là sự lựa chọn đúng đắn, đối tác tin cậy. Giúp quý khách tạo nên những sự kiện, lễ hội chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu của đối tác.
Liên hệ ngay với chúng tôi:
ĐT: 028 665 74 999
Hotline: 0932 68 74 77 Mr. Phong – 0965 32 69 66 Ms Trúc Nhi
Email: sukiensky@gmail.com Tôi sukienvietsky@gmail.com
Website: www.sukienvietsky.com
