Quy trình để tổ chức hội nghị khách hàng thành công

Sự kiện hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vì thế mà việc tổ chức sự kiện cần có kế hoạch và quy trình tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng một cách chặt chẽ, chuyên nghiệp và sáng tạo để có thể tạo dấu ấn thương hiệu đến với khách hàng.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng gồm:

1. Lên danh sách khách mời

Trước tiên, bạn cần xác định khách mời của bạn là ai, giới tính là gì, địa vị xã hội cao hay thấp, độ tuổi trung bình là bao nhiêu,… Ngoài các đối tượng khách mời chính là đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối tác, thì bạn nên mời giới truyền thông đến tham dự để giúp doanh nghiệp bạn truyền thông tới khách hàng.

Xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn có kế hoạch tiếp đón chu đáo, giúp khách mời cảm thấy được trân trọng và buổi lễ tri ân được trọn vẹn hơn.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Thời gian tổ chức bạn nên chọn vào những ngày cuối tuần, từ chiều tối để đảm bảo thuận tiện cho tất cả khách mời đều tham dự sự kiện.

Concept: Mỗi một sự kiện cần có một chủ đề chính, hay còn gọi là concept. Tất cả các hạng mục trong chương trình tổ chức hội nghị khách hàng: quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop cần được thiết kế theo concept của chương trình, như vậy chương trình sẽ đi theo một mood cụ thể, tránh rối mắt và để lại ấn tượng sâu cho khách mời. Hạn chế lặp lại ý tưởng, hay đi theo lối mòn của năm trước để tránh gây nhàm chán cho người tham dự.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng: thường diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay ngay tại chính doanh nghiệp của bạn. Dù ở bất cứ đâu, cần phải đảm bảo các yếu tố sau: phù hợp với số lượng người tham dự; dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện; thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại.

3. Xác định ngân sách

Dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu được liệt kê rõ ràng, là việc không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng.

Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng thật hợp lý, đảm bảo hiệu quả đạt được cao hơn với mức kinh phí đã bỏ ra.

4. Triển khai và phân công công việc

• Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân tham gia đảm nhiệm
• Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra
• Thành lập nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm

Bạn phải đảm bảo các hạng mục trong sự kiện được thi công hoàn chỉnh trước 1 – 2 ngày diễn ra sự kiện,  cũng như dự đoán trước những rủi ro để cho ra các phương án dự phòng. Trước khi tổ chức buổi hội nghị hội thảo thì nên tổng duyệt chương trình trước để tránh rủi ro, thiếu sót, ngoài ra việc này còn giúp cho các bộ phận trong các hạng mục tập phối hợp trước với nhau để khi sự kiện diễn ra, các bộ phận có thể phối hợp ăn ý hơn và quen việc hơn.

5. Tổ chức Hội nghị khách hàng

Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:

Đón khách: Là nghi thức quan trọng của Hội nghị, mang tính khẳng định đẳng cấp của sự kiện, do đó bạn cần trao đổi với nhóm lễ tân về tác phong, trình tự check in hoặc liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện để thuê nhân sự lễ tân chuyên nghiệp.

Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: bạn nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí của mình nếu có chia khu vực: VVip, Vip,… sao cho đảm bảo các ghế không bị trống quá nhiều. Áp dụng công thức trên trước dưới sau, giữa trước hai bên sau.

Phần lễ tiệc hội nghị khách hàng bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.

Phần tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí và đối tượng khách mời của bạn để lựa chọn món ăn, đồ uống, tráng miệng,… phù hợp.

Chương trình văn nghệ phải sắp xếp các tiết mục ca múa nhạc hợp lý, xuyên suốt, để việc tổ chức hội nghị khách hàng thực sự thu hút khách mời. Nên có một tiết mục KeyMoment để gây ấn tượng với khách mời.

Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần nội dung sôi nổi nhất của chương trình tổ chức hội nghị khách hàng. Nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.

6. Kết thúc

Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho khách và niềm nở tiễn khách ra về, sẽ giúp khách hàng thấy mình được tri ân trọn vẹn.

LIÊN HỆ NGAY HÔM NAY

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN

GỌI HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66

Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.

Tại sao không liên hệ với chúng tôi để được nhận báo giá và sự tư vấn?