Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

1.Vị trí địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Vị trí địa điểm tổ chức đóng vai trò rất quan trọng. Vị trí đẹp, gần trung tâm và phải dễ tìm kiếm giúp khách mời có thể thuận lợi trong việc di chuyển đến sự kiện.

Một yếu tố nữa trong phần vị trí của địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng chính là giao thông phải thuận tiện. Nếu giao thông khu vực đó không tốt cũng sẽ gây khó khăn cho người tham dự.

2. Bãi đậu xe

Điều thứ hai bạn cần lưu ý để chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách chính là bãi đỗ xe. Bạn cần ưu tiên những nơi có bãi đỗ xe rộng rãi. Còn nếu trong trường hợp bãi đỗ xe của nơi tổ chức không đáp ứng đủ yêu cầu, bạn có thể xử lý linh hoạt bằng cách liên hệ với các đơn vị nhận trông xe gần nơi tổ chức. Và bố trí bộ phận phụ trách hướng dẫn khách mời đến bãi đậu xe phù hợp.

3. Sức chứa của địa điểm và phục vụ ẩm thực

Điểm tiếp theo nữa bạn cần chú ý là sức chứa của địa điểm. Bạn phải xác định xem địa điểm này có sức chứa như thế nào, có phù hợp với số lượng khách đã dự tính của doanh nghiệp không. Tránh trường hợp phòng quá nhỏ hoặc quá rộng.

Bên cạnh đó bạn cũng cần chú trọng đến phần bữa tiệc đặt của địa điểm trong buổi tổ chức hội nghị khách hàng. Phần này bạn cần lưu ý xem và chọn thực đơn phù hợp với khẩu vị chung của mọi người. Và hình thức phục vụ kèm chi phí có tương xứng hay không.

Sự thành công của buổi tổ chức hội nghị có thể hiện được sự tri ân, mến khách của doanh nghiệp hay không là phụ thuộc vào mỹ vị của ẩm thực một phần.

4. Các dịch vụ và nghi thức của địa điểm

Bạn nên tìm hiểu về các dịch vụ kèm theo tại nơi tổ chức hội nghị khách hàng. Chẳng hạn như với tiệc thì chất lượng món ăn ra sao, có đảm bảo vệ sinh… Kiểm tra những hạng mục tiêu chuẩn như: bàn ghế, khăn trải bàn, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng… có đầy đủ, chỉn chu hay không.

Quan sát thái độ phục vụ của nhân viên: Dựa vào thái độ ta cũng sẽ đánh giá được sự chuyên nghiệp của địa điểm này như thế nào. Bởi vì những người này cũng sẽ đồng hành cùng bạn trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng.

5. Cách bố trí địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Bạn cần lên kế hoạch, thiết kế và bố trí khu vực tổ chức sớm để có nhiều thời gian chuẩn bị, thực hiện các ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng một cách cẩn thận.

Để bố trí được địa điểm một cách hợp lý, tinh tế thì trước hết chúng ta phải nắm rõ các nghi thức sẽ diễn ra, số lượng khách mời, số lượng nhân sự, chủ đề buổi lễ… Cách bố trí cần bám sát theo ý tưởng, chủ đề của chương trình.

Cần chú ý tới những khu vực có thể đặt là trung tâm của buổi tổ chức hội nghị khách hàng, những vị trí mà bạn nghĩ khách mời của bạn sẽ chú ý đến. Khi đã sắp xếp, thiết kế được những điều này rồi thì bạn chỉ việc cho bố trí bàn ghế và trang trí sao cho phù hợp để tôn lên được ý tưởng của mình.

Bên cạnh đó buổi tổ chức hội nghị khách hàng sẽ được trang bị sân khấu tiêu chuẩn sẵn có. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng sân khấu linh hoạt lắp đặt dành cho khi khách tham gia lên phát biểu.

6. Cách tạo không gian cho buổi tổ chức hội nghị khách hàng

Một điều đặc biệt bạn cần chú ý nữa là phong cách, kiến trúc và nội thất của địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu không gian không phù hợp với nội dung và chủ đề của chương trình bạn cần phải điều chỉnh cho hợp lý theo ý mình muốn.

7. Tính dẫn âm của địa điểm

Một yếu tố nữa bạn cần chú ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng đó là tính dẫn âm. Việc dẫn âm kém khiến âm thanh ồn ào, nhiều tạp âm sẽ làm khách hàng cảm thấy mệt mỏi và khó khăn trong việc giao lưu, trao đổi với nhau. Để điều hòa được âm thanh vừa đủ, không bị quá tải thì không những đòi hỏi hệ thống kỹ thuật của nơi tổ chức đạt chuẩn. Ngoài ra còn phải địa điểm tổ chức phải có một cấu trúc không gian trần cao, rộng rãi vừa đủ với quy mô tổ chức hội nghị khách hàng.

8. Mức độ đảm bảo an toàn

Và điều cuối cùng trong các lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng chính là yếu tố đảm bảo an toàn của nơi diễn ra sự kiện. Bạn nên tìm hiểu kỹ càng về công tác phòng cháy và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm đó. Lối thoát hiểm cũng như cách sơ tán khách mời khi có sự cố xảy ra cũng nên được hai bên đề cập và đảm bảo. Bạn cũng có thể khảo sát xem xung quanh có các cơ quan chức năng như cảnh sát, bệnh viện nào gần đó để liên hệ khi có tình huống khẩn cấp xảy ra. Đừng chủ quan vì điều này tưởng như đơn giản nhưng lại có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường nếu bạn không chú trọng.

LIÊN HỆ VIETSKY NGAY HÔM NAY

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN

GỌI HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66

Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.

Tại sao không liên hệ với chúng tôi để được nhận báo giá và sự tư vấn?