Lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết
Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng với mục đích nhằm gia tăng lòng tin, mức độ trung thành và tăng mối quan hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp. Chính vì thế, sự kiện này thường được chuẩn bị từ sớm để đảm bảo sự chỉnh chu và hoàn thiện nhất. Việc lập kế hoạch cho sự kiện cần được thực hiện trước một khoảng thời gian dài. Để lập một bản kế hoạch chi tiết bạn cần xác định các mục sau:
1. Xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng
Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng nhằm nhằm bày tỏ sự tri ân và lời cảm ơn sâu sắc đến những khách hàng đã đồng hành cùng với doanh nghiệp tin tưởng cũng như sử dụng các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở một số sự kiện hội nghị khách hàng sẽ được kết hợp với một mục đích khác như kết hợp cùng sự kiện ra mắt sản phẩm mới, nhưng mục đích chính của sự kiện vẫn là tri ân khách hàng, thế nên bạn cần tập trung vào mục đích chính để lên ý tưởng chương trình, người lập kế hoạch tổ chức cần lên kịch bản làm nổi bật sự kiện tri ân khách hàng nhiều hơn.
2. Đối tượng tham gia sự kiện
Mỗi một sự kiện được tổ chức sẽ nhắm đến lượng khách mời khác nhau, bạn cần nghiên cứu rõ về những đặc điểm của nhóm khách hàng này để vạch ra một chương trình phù hợp. Bạn có thể khoanh vùng khách hàng dựa theo những yếu tố sau:
- Khách hàng là nam hay nữ? Độ tuổi của họ?
- Nghề nghiệp chính?
- Điều họ quan tâm chủ yếu khi đến với sự kiện là gì?
Càng nắm chặt các thông tin về đối tượng tham gia sự kiện bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kịch bản cho chương trình được diễn ra chỉnh chu, tinh tế và giữ chân các vị khách mời đến cuối chương trình.
3. Dự trù kinh phí tổ chức
Lập kế hoạch dự trù kinh phí là bước quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý chi phí tổ chức chương trình hiệu quả hơn, tránh những khoản chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Để lập nên một bảng dự trù kinh phí tổ chức hiệu quả bạn cần liệt kê các hạng mục và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Những hạng mục bạn cần lưu ý quan tâm:
- Chi phí thuê trung tâm hội nghị, chi phí thiết kế
- MC dẫn chương trình, vũ đoàn, ca sĩ,..
- Banner, Bandroll
- Thư mời, poster
- Hoa, quà tặng tri ân
4. Chọn ngày và thời gian tổ chức hợp lý
Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng nên diễn ra vào những ngày cuối tuần, thời gian vào khoảng chiều tối, để khách hàng của bạn có thể thoải mái tham dự, kết quả cũng sẽ tốt hơn là bạn tổ chức những ngày trong tuần. Đây là khoảng thời gian mà các đối tác, khách hàng… ít vướng bận công việc nhất, họ sẽ có thể sắp xếp thời gian tham gia vào chương trình của bạn.
5. Tìm kiếm trung tâm hội nghị phù hợp
Bạn cần tìm kiếm ít nhất 2-3 trung tâm hội nghị, đặt ra nhiều mốc thời gian tổ chức hội nghị khác nhau để có thể linh hoạt trong việc thay đổi phương án. Bạn nên thương lượng và ký hợp đồng với các bên hội nghị uy tín để tránh việc bên cho thuê hủy trước ngày diễn ra sự kiện.
Một vài lưu ý bạn nên tham khảo khi lượng chọn trung tâm hội nghị:
- Trung tâm hội nghị có vị trí thuận tiện với các khách mời, địa điểm có dễ tìm, giao thông thông thoáng
- Không gian sảnh có diện tích bao nhiêu, sức chứa mỗi sảnh, có bãi đỗ xe cho xe oto
- Chất lượng món ăn, cung cách phục vụ nhiệt tình và chu đáo
- Hệ thống trang thiết bị được đầu tư hiện đại
6. Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng
Có rất nhiều ý tưởng triển khai cho sự kiện hội nghị khách hàng nhưng cần đảm bảo nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ như:
- Thông điệp, ý nghĩa chương trình mong muốn truyền tải
- Giá trị văn hoá, cốt lõi bên trong của mỗi doanh nghiệp
- Sự đầu tư mới lạ và ấn tượng tốt đẹp mà doanh nghiệp muốn để lại trong lòng các khách mời tham dự.
Concept của buổi hội nghị được coi như “linh hồn” của sự kiện, cần được thể hiện và bật lên chủ đề thông qua việc thiết kế, bày trí, ấn phẩm truyền thông cho đến kịch bản chương trình được diễn ra xuyên suốt.
7. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công cho một sự kiện đó là việc truyền thông marketing có nhận được sự ủng hộ của khách hàng hay không. Kế hoạch truyền thông sự kiện giữ vai trò vô cùng quan trọng nhằm thu hút được nhiều sự quan tâm của công chúng đến với doanh nghiệp. Bạn nên thuê dịch vụ quay phim, mời báo chí, chụp hình và viết bài cho sự kiện, những nội dung video và bài viết cần yêu cầu sự kiểm duyệt bên phía doanh nghiệp để đảm bảo nội dung không bị sai lệch, hình ảnh phù hợp với nội dung, thời gian và vị trí hiển thị bài viết. Ngoài ra bạn có thể mời KOL, KOC để quay video tiktok truyền thông cho chương trình của bạn.
8. Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Để sự kiện diễn ra được trơn chu thì bạn đừng quên việc xin giấy phép tổ chức sự kiện nếu không muốn sự kiện của bạn có thể bị huỷ/ hoãn bất kỳ lúc nào. Bạn cần hoàn thiện kế hoạch tổ chức và hoàn thiện hồ sơ cấp phép tổ chức để nộp lên các cơ quan thẩm quyền xét duyệt.
9. Quà tặng cho khách hàng
Quà tặng cho khách hàng là một lời tri ân đầy tinh tế, chu đáo và giúp khách hàng luôn nhớ đến doanh nghiệp của bạn. Quà tặng có thể là những sản phẩm của công ty, hoặc là những đồ vật có công dụng hữu ích với khách hàng của bạn, bạn nên in ấn tên công ty bên trên để khách hàng luôn ghi nhớ về công ty, sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn.
10. Tổng kết, đánh giá hoạt động tổ chức hội nghị
Sau khi chương trình kết thúc, bạn cần đánh giá và tổng kết những điều làm được và chưa làm được trong sự kiện từ đó rút ra kinh nghiệm cho lần sau. Bạn có thể đánh giá thông qua việc khảo sát các khách mời tham dự đo lường sự thành công của bữa tiệc.
LIÊN HỆ VIETSKY NGAY HÔM NAY
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN
GỌI HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66
Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.
Tại sao không liên hệ với chúng tôi để được nhận báo giá và sự tư vấn?
