Kinh nghiệm tổ chức sự kiện Year End Party ấn tượng từ A-Z cho doanh nghiệp
Year end party là một sự kiện không còn xa lạ với các doanh nghiệp, sự kiện là dịp để lãnh đạo công ty, doanh nghiệp bày tỏ lòng cảm ơn tới nhân viên; đồng thời là dịp vinh danh, khen thưởng và có những sự động viên kịp thời tới từng cá nhân, tập thể đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong năm vừa qua.
Và cũng như các sự kiện khác, để sự kiện được diễn ra thành công và để lại ấn tượng đáng nhớ với người tham dự, bạn cần có một kế hoạch chi tiết, kỹ lưỡng:
Chọn concept chủ đạo cho chương trình
Concept chủ đạo của chương trình sẽ diễn tả được những nội dung sẽ diễn ra xuyên suốt bữa tiệc. Việc tìm ra được concept của bữa tiệc đóng vai trò rất quan trọng để các khâu tiếp theo, đặc biệt là lên ý tưởng tổ chức year end party và trang trí year end party sao cho phù hợp nhất.
Lên ý tưởng tổ chức year end party
Dựa trên concept đã được tìm ra ở bước phía trước các ý tưởng sẽ được lần lượt xây dựng nên. Ý tưởng tổ chức year end party sẽ bao gồm ý tưởng liên quan đến nội dung và ý tưởng liên quan đến hình thức.
Hoạch định danh sách khách mời
Việc nắm rõ số lượng khách mời tham dự giúp ban tổ chức có thể kiểm soát, phân bố bàn tiệc khách mời VIP, đối tác, khách hàng và nhân sự… Và dựa vào số lượng khách mời, bạn sẽ có thể lên chi tiết kịch bản bao gồm các hoạt động diễn ra như thế nào, sự tương tác của khách mời ra sao,…Một số thông tin khách mời cần khảo sát như: Họ tên, địa chỉ, chức danh, thông tin liên hệ.
Chọn không gian và thời gian tổ chức
Không gian và thời gian cũng là hai yếu tố có tác động đến quá trình tổ chức sự kiện year end party. Về việc lựa chọn không gian tổ chức cần đảm bảo không gian thông thoáng; có chỗ để phương tiện đi lại cho mọi người; địa điểm thuận tiện; quy mô đáp ứng được lượng khách đã dự tính; phù hợp với concept, ý tưởng và dễ dàng trong việc trang trí year end party.
Về thời gian: vì tiệc year end party thường được tổ chức cận dịp Tết đến, doanh nghiệp nên lựa chọn thời gian đa số mọi người có thể tham gia được để buổi tiệc được đông đủ.
Viết kịch bản chương trình
Để có thể truyền tải hết những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, thể hiện được phút giây bồi hồi dịp cuối năm và sự bùng cháy sẵn sàng cho năm mới thì kịch bản tổ chức phải thật ấn tượng. Một kịch bản chương trình chi tiết sẽ gồm có khung thời gian diễn ra từng hoạt động, mỗi hoạt động sẽ do ai phụ trách, các tiết mục và nhân sự tham gia biểu diễn của các tiết mục đó.
Cấu trúc một Agenda mẫu của tổ chức tiệc year end party:
- Đón khách: Lễ tân Check-in, đón khách và ổn định chỗ ngồi.
- Mở màn: 01 tiết mục văn nghệ đặc sắc và MC giới thiệu về chương trình.
- Chia sẻ của ban giám đốc/ lãnh đạo/ chủ tịch: Mời đại diện ban lãnh đạo/ ban giám đốc lên có đôi lời phát biểu.
- Vinh danh/ Trao thưởng cá nhân/ tập thể xuất sắc: Ban lãnh đạo công bố kết quả thi đua và vinh danh các cá nhân và tập thể xuất sắc trong năm qua.
- Khai tiệc: Mọi người bắt đầu dùng bữa.
- Các tiết mục văn nghệ/ trò chơi/ hoạt động chính bên trong bữa tiệc: Tùy vào các ý tưởng mà các tiết mục văn nghệ cũng như trò chơi sẽ là gì.
- Công bố thông điệp / Ý nghĩa của bữa tiệc: Sau bữa tiệc sẽ là những giây phút sâu sắc để bữa tiệc trở nên trọn vẹn và in sâu hơn vào tâm trí của người tham gia.
- Kết thúc bữa tiệc.
Dự trù kinh phí
Song hành với kế hoạch tổ chức chính là ngân sách tổ chức, cần chú ý đến ngân sách để có sự thiết kế các hoạt động và phân bổ nguồn lực hợp lý. Kinh phí tổ chức year end party sẽ bao gồm chi phí thuê địa điểm, thực đơn bàn tiệc, trang trí, in ấn thiệp mời và chi phí để thực hiện các tiết mục diễn ra trong suốt buổi tiệc, phí quay phim chụp ảnh… và các khoảng chi phí dự phòng phát sinh nếu có. Ngân sách kinh phí càng chi tiết sẽ đảm bảo buổi tiệc diễn ra thuận lợi.
Công ty tổ chức sự kiện VIETSKY với hơn 10 kinh nghiệm là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cùng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại tự tin sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của quý khách hàng về một buổi year end party đầy ấn tượng và thành công với mức chi phí hợp lí nhất.
LIÊN HỆ NGAY HÔM NAY
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN
GỌI HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66
Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.
Tại sao không liên hệ với chúng tôi để được nhận báo giá và sự tư vấn?
