Kế hoạch tổ chức Year End Party và những điều cần biết

Home / TỔ CHỨC SỰ KIỆN / Tổ Chức Tiệc Tất Niên / Kế hoạch tổ chức Year End Party và những điều cần biết

Kế hoạch tổ chức Year End Party và những điều cần biết

Year end party là bữa tiệc tất niên được tổ chức vào các dịp cuối năm và trở thành văn hóa không thể thiếu của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Và để có được một buổi tiệc year end party ấn tượng sâu sắc thì khâu lên kế hoạch tổ chức rất quan trọng. Các sự kiện nói chung và year end party nói riêng đều cần có một kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết, chu đáo trước khi diễn ra.

Kế hoạch tổ chức sự kiện year end party

Chọn concept chủ đạo cho chương trình

Concept hay còn gọi là chủ đề và được xem là xương sống của cả chương trình, diễn tả được những nội dung sẽ diễn ra xuyên suốt bữa tiệc. Việc tìm ra được concept của bữa tiệc đóng vai trò rất quan trọng để các khâu tiếp theo có thể được diễn ra một cách trơn tru, đặc biệt là lên ý tưởng tổ chức year end party và trang trí year end party sao cho phù hợp nhất.

Xây dựng ý tưởng tổ chức year end party

Điều cốt lõi tạo nên buổi tiệc ấn tượng chính là một ý tưởng độc đáo. Tùy theo từng năm mà doanh nghiệp có thể xây dựng concept và lên ý tưởng cho phù hợp với bữa tiệc. Dựa trên concept đã được tìm ra ở bước phía trước các ý tưởng sẽ được lần lượt xây dựng nên. Ý tưởng tổ chức year end party sẽ bao gồm ý tưởng liên quan đến nội dung và ý tưởng liên quan đến hình thức.

Lên danh sách khách mời

Doanh nghiệp cũng cần xác định được số lượng khách mời –  những người mà ảnh hưởng trực tiếp đến bữa tiệc ngày hôm đó. Việc nắm rõ số lượng khách mời tham dự giúp ban tổ chức có thể kiểm soát, phân bố bàn tiệc khách mời VIP, đối tác, khách hàng và nhân sự… Một số thông tin khách mời cần khảo sát như: Họ tên, địa chỉ, chức danh, thông tin liên hệ.

Sau khi chốt được tương đối số lượng khách mời thì Doanh nghiệp sẽ có kế hoạch để xác định được ngân sách cần bỏ ra, địa điểm tổ chức và không gian tổ chức phù hợp.

Lựa chọn không gian và thời gian 

Không gian: Có nhiều không gian để Doanh nghiệp tham khảo lựa chọn, không gian trong nhà (khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,…) hoặc không gian ngoài trời (bể bơi, bãi biển, không gian ngoài trời dành riêng cho tổ chức sự kiện,…). Tuy nhiên ở bất cứ không gian nào cũng cần đảm bảo một vài tiêu chí sau: không gian thông thoáng, không ngột ngạt; có chỗ để phương tiện đi lại cho mọi người; địa điểm thuận tiện, dễ tìm thấy; đảm bảo vệ sinh sạch sẽ; quy mô đáp ứng được lượng khách đã dự tính; phù hợp với concept, ý tưởng và dễ dàng trong việc trang trí year end party.

Thời gian: year end party thường được tổ chức vào cuối năm, thời gian diễn ra nên bắt đầu từ sớm để phòng trường hợp trước giờ tổ chức bị thiếu sót khâu chuẩn bị, hoặc phát sinh những việc nằm ngoài dự tính. Ngoài ra Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn thời gian đa số mọi người có thể tham gia được để buổi tiệc được đông đủ.

Lựa chọn thực đơn món ăn trong buổi tiệc

Thực đơn của tiệc year end party  luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến chi chi phí của doanh nghiệp khi đầu tư vào chương trình tiệc cuối năm.

Và để tiết kiệm chi phí trong phần thực đơn món ăn, chúng ta có thể áp dụng một số biện pháp như sau:

  • Món khai vị nhẹ có thành phần rau củ.
  • Món chính sẽ có bao gồm các món thịt (gà, vịt, bò, heo).
  • Món no lâu (cơm chiên, mì xào, lẩu,…).
  • Món tráng miệng trái cây hoặc rau câu.

Ngoài những tiêu chí lựa chọn phổ biến này thì doanh nghiệp còn cần phải chú ý đến đối tượng khách mời để chọn ra những món ăn phù hợp nhất nhé.

Viết kịch bản chương trình

Để có thể truyền tải hết những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, thể hiện được phút giây bồi hồi dịp cuối năm và sự bùng cháy sẵn sàng cho năm mới thì kịch bản tổ chức phải thật ấn tượng.

Một kịch bản chương trình chi tiết sẽ gồm có khung thời gian diễn ra từng hoạt động, mỗi hoạt động sẽ do ai phụ trách, các tiết mục và nhân sự tham gia biểu diễn của các tiết mục đó. Kịch bản càng cẩn thận chi tiết đến đâu thì người được phân làm sự kiện càng kiểm soát được thời gian và các phát sinh ngoài mong muốn đến đó.

Điều cần lưu ý để xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party thành công

Chú trọng trong việc xây dựng kịch bản

Bữa tiệc đó có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc kịch bản được xây dựng như thế nào. Ngoài ra nếu kịch bản được xây dựng chỉnh chu thì mạch nội dung xuyên suốt được đảm bảo dễ hiểu, không bị đứt đoạn, hoặc không logic với nhau.

Lựa chọn chủ đề mới lạ

Những chủ đề mới lạ, độc đáo, sáng tạo sẽ tạo nên được ấn tượng đối với người tham dự. Tránh những chủ đề đã được xây dựng từ những year end party các năm trước bởi lẽ những người tham gia được trải nghiệm bữa tiệc đó rồi, nếu nó lặp lại một lần nữa khiến người có mặt tại buổi tiệc cảm thấy nhàm chán.

Cẩn thận trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức

Một trong những công việc đóng vai trò làm nên thành công của year end party là lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với kịch bản được xây dựng từ trước. Một địa điểm tổ chức phù hợp cần đảm bảo được không gian thoáng đãng, số lượng chỗ ngồi của nhân sự và khách mời, quy mô và hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng, ổn định. Bạn cũng cần lưu ý sau khi lựa chọn được nơi tổ chức ưng ý thì cần đến tận nơi khảo sát xem địa điểm đó có thực sự đáp ứng được nhu cầu của Doanh nghiệp đang đề ra hay không.

Đầu tư việc thiết kế và trang trí sự kiện

Để có được những bức ảnh ấn tượng trong tiệc tất niên thì việc đầu tư thiết kế và trang trí sự kiện là không thể thiếu. Thiết kế year end party tạo được ấn tượng cũng là một cơ hội để Doanh nghiệp quảng bá về thương hiệu của mình. Những người tham dự vào bữa tiệc đó sẽ cảm thấy họ thật sự được trân trọng và chào đón ở đây bởi sự tinh tế và cái tâm được đặt trọn vào việc thiết kế.

Xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện

Bất cứ một sự kiện nào khi tổ chức thì ngoài những việc mình đã chuẩn bị ra từ trước thì bạn sẽ không thể lường trước được những việc gì xảy ra. Vì vậy, việc xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện đó là mệt vô cùng cần thiết. Điều đó sẽ khiến bạn có thể lường trước được những tình huống xấu nào có thể xảy ra trong bữa tiệc. Nếu đã có kế hoạch chuẩn bị từ trước thì nếu như tình huống đó chẳng may xảy ra thì bạn đã có sẵn phương án để có thể xử lý kịp thời.

Trong kinh doanh, mỗi một sự kiện được tổ chức đều gắn liền với lợi ích và sự phát triển của doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện year end party cũng như thế. Vì thế, để đem đến những quyền lợi và hiệu suất thiết thực nhất cho doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện VIETSKY tự tin và sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp triển khai sự kiện year end party một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bên cạnh đó, VIETSKY còn cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhân sự vận hành như MC, PG – PB,…với mức chi phí hợp lý cho quý khách.

 

LIÊN HỆ NGAY HÔM NAY

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN

GỌI HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66

Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.

Tại sao không liên hệ với chúng tôi để được nhận báo giá và sự tư vấn?

Gọi Ngay