Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Một kịch bản tổ chức sự kiện hấp dẫn và chuyên nghiệp không chỉ mang đến thành công to lớn cho buổi lễ, mà còn giúp doanh nghiệp để lại những ấn tượng sâu sắc trong tâm trí của khách mời. Tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi để có thể viết một kịch bản sự kiện ấn tượng.
- Kịch bản tổ chức sự kiện là gì?
Kịch bản tổ chức sự kiện là một tài liệu miêu tả toàn bộ quá trình diễn ra của sự kiện từ đầu đến cuối, bao gồm tất cả các hoạt động và chương trình trong suốt sự kiện. Kịch bản này có thể được xem như một bản hướng dẫn chi tiết cho đội ngũ tổ chức sự kiện để thực hiện các công việc của họ một cách chính xác và tránh nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
Kịch bản tổ chức sự kiện thường bao gồm các phần như sau:
– Giới thiệu sự kiện: Mô tả tóm tắt sự kiện, mục đích tổ chức sự kiện và những gì khách hàng mong đợi từ sự kiện.
– Sơ đồ chương trình: Tổ chức các hoạt động và chương trình trong suốt sự kiện theo thứ tự thời gian, bao gồm giờ bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động.
– Các hoạt động và trò chơi: Mô tả chi tiết các hoạt động, trò chơi, quà tặng, hoạt động tương tác và các hoạt động khác được tổ chức trong sự kiện.
– Thiết bị và dụng cụ: Liệt kê các thiết bị và dụng cụ cần thiết cho sự kiện, bao gồm cả âm thanh, ánh sáng và thiết bị hình ảnh.
– Đội ngũ nhân viên: Đưa ra danh sách các nhân viên tham gia tổ chức sự kiện và mô tả nhiệm vụ của mỗi người trong đội ngũ.
– Thiết kế và trang trí: Mô tả các thiết kế và trang trí sân khấu, trang trí khu vực tổ chức sự kiện và bàn tiệc.
Kịch bản tổ chức sự kiện giúp cho đội ngũ tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị và thực hiện các hoạt động một cách chính xác và hiệu quả. Đồng thời, nó cũng giúp cho khách hàng có được một cái nhìn tổng thể về sự kiện và những hoạt động, trò chơi và chương trình được tổ chức trong suốt sự kiện.
2. Vai trò của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện
Kịch bản đóng góp vai trò to lớn vào quy trình tổ chức sự kiện cũng như kết quả của nó, cụ thể:
Thông qua kịch bản, tất cả những người tham gia sự kiện như: phụ trách chính, quản lý âm thanh – ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn, … có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Đồng thời, kịch bản còn mang đến cho mọi người cảm giác an tâm về những gì đang diễn ra mà không bỏ quên nhiệm vụ của mình trong sự kiện.
Một kịch bản tổ chức sự kiện được chuẩn bị chi tiết, chỉn chu và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải những thông điệp có giá trị tới khách mời tham gia. Thông qua kịch bản, quản lý có thể phân công công việc cho nhân sự một cách rõ ràng và rành mạch. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thiện bổn phận theo đúng kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu chung là sự kiện thành công và khách hàng ưng ý.
Kịch bản sự kiện thường bao gồm phần tính toán và dự đoán các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Do đó, dù vấn đề có thực sự xảy ra thì ban tổ chức vẫn có thể bình tĩnh tư duy để xử lý vấn đề một cách êm đẹp nhất.
Ngoài ra, kịch bản tổ chức sự kiện còn đóng góp một số vai trò quan trọng khác như: định hình trình tự và thời gian chương trình; đảm bảo kế hoạch cho sự kiện; ước lượng khung thời gian vừa đủ cho từng nội dung và tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực – ngân sách – thiết bị cho sự kiện.
3. Các bước để viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Viết kịch bản sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn phải có một kế hoạch cụ thể và chú ý đến nhiều chi tiết. Dưới đây là các bước cơ bản để viết một kịch bản sự kiện chuyên nghiệp:
Bước 1: Xác định mục đích sự kiện: Để viết một kịch bản sự kiện, bạn cần phải xác định rõ mục đích của sự kiện đó. Bạn cần biết rõ đối tượng tham gia, thông điệp cần truyền tải và kết quả mong muốn của sự kiện.
Bước 2: Lập kế hoạch sự kiện: Để viết một kịch bản sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần phải có một kế hoạch sự kiện chi tiết về thời gian, địa điểm, phương tiện giao thông, cơ sở vật chất, phục vụ, trang thiết bị, chương trình, chủ đề, khách mời, đội ngũ nhân viên, ngân sách, và các hoạt động chương trình khác.
Bước 3: Viết kịch bản chương trình: Sau khi có kế hoạch, bạn cần viết kịch bản chương trình cho sự kiện của mình. Kịch bản chương trình nên bao gồm mô tả chi tiết về các hoạt động trong sự kiện và thời gian diễn ra chúng. Bạn cần phải chuẩn bị kịch bản này trước sự kiện ít nhất 2 tuần để có đủ thời gian cho việc chỉnh sửa.
Bước 4: Cân nhắc mọi chi tiết: Bạn cần cân nhắc các chi tiết nhỏ trong suốt quá trình viết kịch bản sự kiện, bao gồm cả việc lên kế hoạch, viết kịch bản và chọn địa điểm. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều được giải quyết và được thực hiện đầy đủ trước khi sự kiện bắt đầu.
Bước 5: Chỉnh sửa và phát triển: Sau khi hoàn thành kịch bản, bạn cần phải chỉnh sửa và phát triển nó để đảm bảo rằng nó phù hợp với mục đích của sự kiện. Bạn cần phải kiểm tra lại ngữ pháp, chính tả và lời nói của kịch bản để đảm bảo rằng nó là hoàn hảo.
Bước 6: Làm việc với đội ngũ nhân viên: Bạn cần phải làm việc với đội ngũ nhân viên để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của họ và chuẩn bị tốt cho sự kiện. Họ cũng cần được hướng dẫn về các trò chơi, hoạt động và kế hoạch chung của sự kiện.
Viết kịch bản sự kiện chuyên nghiệp là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều công sức. Bạn cần phải có một kế hoạch cụ thể và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo rằng sự kiện của mình diễn ra thành công và đáp ứng được mục đích đề ra.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà doanh nghiệp nên tham khảo
4. Các phương pháp viết kịch bản
Để sở hữu một kịch bản sự kiện mang lại giá trị thì người thực hiện cần nắm vững tâm lý khách hàng cũng như một số phương pháp và yêu cầu dưới đây:
Phương pháp 5W1H
Ứng dụng phương pháp 5W1H để viết kịch bản sự kiện sẽ giúp đơn vị tổ chức giải đáp các vấn đề:
Mục đích của sự kiện
Thông điệp chính của sự kiện
Đối tượng tham gia sự kiện
Thời điểm sự kiện diễn ra
Địa điểm tổ chức sự kiện
Ngoài ra, 5W1H còn cho phép người viết kịch bản tổ chức sự kiện trả lời các vấn đề trên dựa trên yếu tố ngân sách để tránh khỏi tình trạng ngân sách thì thiếu hụt mà ý tưởng thì quá tốn kém.
Phân loại các mẫu sự kiện
Mỗi một sự kiện đều có mục đích và thông điệp riêng, do đó mà kịch bản giữa các sự kiện này cũng có sự khác biệt. Bởi vậy, trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên gom nhóm các mẫu sự kiện để dễ dàng tìm ra ý tưởng hơn. Thường sẽ có 2 cách phân loại như sau:
Phân theo loại hình tổ chức sự kiện: Những loại hình sự kiện phổ biến nhất nhất hiện nay bao gồm: khai trương, hội nghị – hội thảo, lễ tri ân, sự kiện ra mắt sản phẩm, workshop, lễ thành lập, team building,…
Phân loại theo mục đích: Theo mục đích sẽ bao gồm 3 loại kịch bản sau: kịch bản tổng quát (timeline nội dung chính và tên người giám sát), kịch bản MC chi tiết (kịch bản dẫn chương trình cho MC) và kịch bản âm thanh – ánh sáng (bản hướng dẫn kỹ thuật viên điều tiết âm thanh – ánh sáng theo nội dung chương trình).
5. Những yêu cầu khi viết kịch bản tổ chức sự kiện cần phải có
Người viết kịch bản nên dẫn dắt nội dung theo các yêu cầu dưới đây để đảm bảo đầy đủ và hấp dẫn:
Đủ kết cấu 3 phần gồm: Khai mạc, timeline nội dung chính và bế mạc
Kịch bản cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề, ý tưởng và thông điệp sự kiện
Kịch bản cần đáp ứng đúng, đủ với thời lượng cho phép để tránh sự nhàm chán, mệt mỏi do quá dài hoặc sơ sài, khó hiểu do quá ngắn.
Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần logic, các chủ đề được sắp xếp hợp lý và có sự liên kết với nhau để khơi gợi trí tò mò của người tham dự. Điều này sẽ mang đến sự hào hứng để mọi người ở lại với buổi lễ một cách trọn vẹn nhất.
Để sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn và có điểm nhấn hơn, bạn nên lồng ghép thêm một vài chi tiết mang tính độc đáo – mới lạ kèm theo keymoment vào kịch bản.
6. Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện
Để chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì người viết kịch bản cần lưu ý:
Tìm hiểu và nắm vững các thông tin về đối tác và khách hàng mục tiêu để đưa ra ý tưởng kịch bản hướng đến đúng đối tượng.
Cân đối lại các chương trình hoạt động viết trong kịch bản ở mức ngân sách cho phép để tránh thâm hụt chi tiêu
Phân chia nội dung chương trình cho từng khoảng thời gian phù hợp để đảm bảo cho công tác chuẩn bị lẫn thời gian diễn ra.
Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần bao hàm được toàn bộ nội dung bằng những ý tưởng sáng tạo độc đáo và mới mẻ để tạo sự khác biệt
Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý và được liên kết với nhau để không gây ra cảm giác nhạt nhòa, chán chường cho khách mời
Kịch bản nên có những chi tiết biến đổi tình tiết bất ngờ và độc đáo để tạo điểm nhấn
Không sai khi khẳng định rằng kịch bản tổ chức sự kiện chính là nền tảng cốt lõi quyết định sự thành hay bại của một sự kiện. Do đó, các công ty, doanh nghiệp và đơn vị có nhu cầu làm sự kiện nên cân nhắc thật kỹ lưỡng các kịch bản đã được chuẩn bị để chọn ra phương án tổ chức sự kiện tối ưu và phù hợp nhất. Hãy liên hệ ngay cho công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được chúng tôi tư vấn những mẫu kịch bản sự kiện chuyên nghiệp nhất nhé.
Liên hệ ngay với chúng tôi:
ĐT: 028 665 74 999
Hotline: 0932 68 74 77 Mr. Phong – 0965 32 69 66 Ms Trúc Nhi
Email: sukiensky@gmail.com Tôi sukienvietsky@gmail.com
Website: www.sukienvietsky.com
