Các chứng từ để tổ chức hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là sự kiện nhằm mục đích tri ân khách hàng, cảm ơn khách hàng đã gắn bó lâu dài với công ty, ngoài ra đây cũng là dịp để doanh nghiệp thu nhập thông tin, nhu cầu của khách hàng để có thể có phương pháp chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Mặc dù việc tổ chức buổi hội nghị khách hàng đã trở nên phổ biến, tuy nhiên thì vẫn có một số kế toán của các doanh nghiệp đang lúng túng trong việc kê khai các loại chi phí, chứng từ tổ chức chương trình trên. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu các chứng từ cần có trong tổ chức hội nghị khách hàng.
Tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu các loại chứng từ dưới đây:
1. Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng với quyết định phê duyệt của Giám Đốc, quản lý, người đứng đầu
Như chúng ta đã biết chứng từ là tài liệu để phản ánh sự kiện kinh tế, dùng để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán và tài liệu của quản lý. Chứng từ đầu tiên trong việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là phải có sự chấp thuận của giám đốc, quản lý hay người đứng đầu thì mới có hiệu lực. Bởi vì việc này liên quan đến sản xuất cũng như quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nên cần được kiểm soát và thực hiện một cách chặt chẽ nhất.
2. Chứng từ dự trù kinh phí, kế hoạch chương trình hội nghị
Không riêng gì hội nghị khách hàng mà khi tổ chức bất kỳ một chương trình gì thì việc dự trù kinh phí cũng được thể hiện thông qua một kế hoạch hay đơn đề xuất cụ thể của đại diện ban tổ chức. Đối với các nghiệp vụ kinh tế khi tài chính dự kiến phát sinh thì loại chứng từ này cần được đảm bảo tính phù hợp nhất. Có như vậy thì các chi phí đã được sử dụng mới được chấp thuận.
3. Danh sách thành viên, khách mời và đại biểu tham dự
Việc xác định số lượng khách mời, đại biểu tham dự hội nghị không chỉ là yếu tố để triển khai nội dung cho quá trình chuẩn bị. Mà đây còn là căn cứ quan trọng để hoàn thiện các chứng từ, hóa đơn thiết yếu. Chính vì vậy mà ban tổ chức cần hết sức chú ý đến việc phát thư mời và xác nhận chính xác số lượng khách mời, đại biểu tham gia hội nghị.
4. Chứng từ, hóa đơn có kèm theo kế hoạch
Có rất nhiều người nghĩ một cách đơn giản là cứ có hóa đơn là đã được tính vào chi phí hợp lệ và được khấu trừ thuế. Đây là một quan niệm hoàn toàn sai lầm. Bởi trên thực tế thì hóa đơn chỉ là một phần có trong hồ sơ của chứng từ mà thôi.
Chính vì vậy khi hoàn thiện các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần liệt kê và tổng hợp đầy đủ, chi tiết các loại giấy tờ như hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…. để có bằng chứng về nghiệp vụ kinh tế. Có như vậy mới làm việc dễ dàng và thuận lợi với cơ quan nhà nước.
5. Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị
Để tiết kiệm thời gian, sức lực của nhân viên, hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng trọn gói các dịch vụ tổ chức sự kiện. Chính vì vậy hợp đồng hợp tác của hai bên cũng là một loại giấy tờ, chứng từ cần thiết và bắt buộc cần phải bổ sung khi có yêu cầu.
LIÊN HỆ NGAY HÔM NAY
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN
GỌI HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66
Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.
Tại sao không liên hệ với chúng tôi để được nhận báo giá và sự tư vấn?
